Contoh Berita Acara Presentasi (BAP)

BERITA ACARA PRESENTASI

Hari, tanggal               : Selasa, 13 Maret 2018

Materi                          : Fungsi Pengorganisasian

Nama Kelompok         : Khalis Sofi                            NIM    : 311710274

                                      Ahmad Suhendar                  NIM    : 311710139

                                      Hasan Sajili                           NIM    : 311710804

                                      Rizky Ramadhan Putra         NIM    : 311710852

PERTANYAAN       :

Termin I

1.      Bentuk Struktur Organisasi Matriks seperti halnya ada organisasi di dalam organisasi, mohon penjelasannya! (Pertanyaan oleh : M. Fiqri Fauzi, Kelompok 6)

2.      Salah satu Unsur Pengorganisasian adalah Peralatan atau Equipment , mohon penjelasan beserta contoh bentuk peralatannya! Apakah meja, kursi, atau semacamnya? (Pertanyaan oleh : M. Risvan M. Z, Kelompok 4)

3.      Contoh bentuk dari Motivasi dalam Fungsi Pengorganisasian seperti apa? Apakah semisal pimpinan memberikan arahan saat briefing dan sejenisnya? (Pertanyaan oleh, Kelompok 2)

Termin II

1.      Disebutkan tadi bahwa Asas Batas Efisiensi Pengawasan adalah dengan menggunakan Pengawasan yang Sederhana, mohon bisa dijelaskan contohnya! (Pertanyaan oleh : M. Fiqri Fauzi, Kelompok 6)

2.      Apakah dalam setiap organisasi ataupun perusahaan harus selalu diterapkan Asas-asas Pengorganisasian yang tadi telah dijelaskan? Karena menurut hemat saya, ada beberapa asas yang tidak, atau kurang diterapkan dalam praktiknya. (Pertanyaan oleh : Nida Azizah Zahra, kelompok 4)

JAWABAN               :

Termin I

1.      Dalam makalah kami dijelaskan bahwa Struktur Organisasi Matriks adalah organisasi yang susunannya ditandai dengan adanya dua klasifikasi, pertama berlaku pada lini pertama dan kedua yang pelimpahan wewenang bersifat funsgional dan divisional. Di sini saya ambil contoh di perusahaan saya, yaitu bergelut di bidang makanan, keju tepatnya. Pelimpahan wewenang yang pertama ini saya contohkan pada departemen Produksi. Dari pihak manajemen menginstruksikan untuk running produksi produk A sebanyak sekian ribu pieces. Intstruksi ini tentunya diberikan kepada Manajer/Asisten Manajer, kemudian Manajer/Ass. Manajer membicarakannya dengan supervisor. Nah sampai sini lah lingkup lini pertama. Kemudian tidak akan mungkin pastinya supervisor mengerjakan sendiri instruksi tersebut. Supervisor pun menginstruksikan kepada lini yang di bawahnya, nah ini lah lingkup lini kedua. Di bawah supervisor ada leader yang akan mengatur secara teknis, kepada bagian Packaging, bagian Bahan Baku, bagian Cooking, bagian Filling, bagian Sealing, dan lain sebagainya. Adanya Struktur Matriks ini tujuannya adalah untuk memudahkan proses pengorganisasian agar tercapai tujuan yang efekftif dan efisien. (Jawaban oleh : Khalis Sofi)

2.      Bentuk dari Peralatan atau equipment dalam Pengorganisasian yaitu sarana dan prasarana, dan kelengkapan lainnya. Prasarana, yaitu berupa tanah, gedung kantor, gedung pabrik, dll. Sedangkan untuk prasarana sendiri bisa berupa mesin-mesin pabrik, peralatan yang digunakan untuk menunjang jalannya proses produksi, ya benar termasuk yang disebutkan tadi, meja, kursi, peralatan kantor, dan lain sebagainya. Termasuk juga uang ataupun modal usaha adalah Peralatan Pengorganisasian. (Dijawab oleh : Hasan Sajili, Khalis Sofi)

3.      Di sini kami akan menjelaskan contoh kecil saja dari Fungsi Motivasi. Misal seperti ini, atasan menyapa seorang bawahan saat pagi hari “Pagi Sofi, sehat kan? Semangat yaa kerjanya…” disertai dengan senyum yang membangun, sebenarnya contoh ini sudah pernah dijelaskan oleh Ibu Edora di pertemuan-pertemuan sebelumnya. Atau iya bisa saja seperti yang tadi Mba Tulasi sampaikan, atasan memberikan motivasi saat briefing, iya biasanya sebelum dan sesudah kerja, briefing itu di dalamnya juga berisi motivasi-motivasi, nasihat-nasihat, dan masukan-masukan yang membangun. (Jawaban oleh : Rizky Ramadhan P., Khalis Sofi)

Termin II

1.      Pengawasan sederhana yaa. Kami akan memberikan contoh kecil juga, seperti ini misalnya, Sofi seorang admin, Bapak Ahmad adalah atasan Sofi. Sofi akan mengajukan permintaan kebutuhan ATK, tentunya harus meminta persetujuan Bapak Ahmad dong, Sofi pun meminta tanda tangannya. “Pak Ahmad, saya mau minta ATK, maaf ini dokumen yang harus bapak tanda tangani”, begitu kira-kira kata Sofi. Kemudian Bapak Ahmad mengatakan “Oh iyaa, hmm ini pulpen satu pak cukup untuk satu minggu? Terus ini kertas satu rim cukup untuk apa saja? Cukup sampai berapa lama?”. Nah itu salah satu contoh pengawasan kecil dari Bapak Ahmad, dengan sedikit pertanyaan-pertanyaan semacam itu, Sofi akan menganalisa penggunaan-penggunaan ATK di hari-hari sebelumnya, dan Sofi akan menggunakan ATK dengan lebih efisien tentunya, atau jika Bapak Ahmad meminta laporan pemakaian ATK pun Sofi akan membuatkannya. Kemudian contoh kedua, misal seorang atasan lagi jalan ke lapangan, memantau aktifitas produksi atau yang lain. Kemudian beliau menyapa salah seorang bawahannya “Rizky gimana bahan baku aman? Supply oke kan nggak keteteran?”. Nah, sapaan semacam itu pun bisa disebut sebagai pengawasan kecil atau pengawasan sederhana, karena dengan begitu seorang bawahan akan melakukan pekerjaannya dengan lebih hati-hati.

2.      Tentu. Di dalam sebuah organisasi harus diterapkan asas-asas tersebut, asas Perumusan Tujuan, Pembagian Kerja, Pendelegasian Wewenang, Koordinasi, Efisiensi Pengawasan, Pengawasan Umum. Menurut Mba Nida  Asas Koordinasi sering tidak sesuai pada implementasi di lapangan. Jadi begini, tidak semua kebijakan akan dibicarakan oleh atasan yang paling top sampai bawahan yang paling bawah, ada beberpa kebijakan yang hanya diputuskan oleh pimpinan-pimpinan sampai batas tergentu, sampai Supervisor misalnya. Contoh begini, ini juga sudah  pernah dijelaskan oleh Ibu Edora. Biasanya ada beberapa perusahaan ada sistem gani hari yaa, mengenai ganti hari, itu hanya diputuskan oleh para pimpinan saja, karena tidak mungkin kan semisal dalam sebuah perusahaan ada 500 karyawan, terus dikumpulkan dalam satu tempat untuk membahas soal ganti hari ini, sangat tidak mungkin begitu.

TAMBAHAN

1.      Pertanyaan      : Bagaimana dengan perusahaan yang bergerak di bidang jasa? Untuk equipment-nya? (oleh : Rival R., Kelompok 4)

Jawaban          : Sama halnya dengan yang tadi disebutkan, peralatan berupa prasarana yaa tanah, gedung, dan lainnya. Untuk sarananya, seperti alat-alat kantor, keperluan kantor, meja, kursi, dll. (oleh : Khalis Sofi)